Đổ vỡ trong các mối quan hệ hay vô tình quên gửi tin nhắn? Hãy viết một bức thư điện tử.

Cate đã có một cuộc cãi vã với mẹ cô ấy trên điện thoại về việc đến thăm vào những ngày nghỉ lễ và mọi chuyện kết thúc bằng một cú dập máy vô cùng bực bội. Sam và người vợ Traci của mình cũng gặp bất hòa trong việc dọn dẹp nhà cửa; thế là cả hai bây giờ đều chẳng muốn nói bất cứ chuyện gì với nhau. Trong một cuộc họp nhóm, người giám sát của Paul đã nhận xét một cách bỡn cợt đầy ẩn ý về vấn đề làm việc chưa đủ năng suất, điều đó khiến cho Paul cảm thấy như mình đang bị ám chỉ thẳng mặt.

Những mâu thuẫn như thế trong giao tiếp hàng ngày có thể khiến người ta cảm thấy bị tổn thương và tức giận hoặc lo lắng. Và thế là họ muốn ngay lập tức làm rõ đầu đuôi câu chuyện chứ không để nó kéo dài hay giả vờ như không có chuyện gì xảy ra. Nhưng vấn đề là làm chuyện đó bằng cách nào? Hãy thử gửi một chiếc email.

Thời gian gần đây dường như xu hướng giao tiếp qua Twitter hay nhắn tin dần chiếm ưu thế hơn email. Tuy vậy, tôi vẫn chuộng dùng email hơn và luôn giới thiệu nó với người khác như là một cách để có thể hàn gắn mối quan hệ sau khi xảy ra một số sự cố hiểu nhầm. Tin nhắn và twitter là những lựa chọn không khôn ngoan để truyền tải những thông điệp cảm xúc. Bởi vì thông tin có thể dễ dàng bị bóp méo hay bỏ qua, từ đó dẫn tới việc gây thêm những lo lắng và mong chờ không cần thiết.

Email thì lại hoàn toàn ngược lại khi nó đóng vai trò như những lá thư tay trước đây. Nó giúp bạn có khoảng không riêng để giãi bày những suy nghĩ của mình. Còn người nhận thì có thể đọc đi đọc lại nhiều lần mà không phải vội trả lời ngay. Xét theo nhiều khía cạnh thì nó thậm chí còn tốt hơn những cuộc gọi điện thông thường vì đôi khi đối phương đang trong tâm trạng không tốt hoặc phải bận tâm việc khác khi đang nghe máy.

Sau đây là một vài nguyên tắc để có thể viết email tốt:

Nói rõ lý do và mục đích bạn viết email

Trong trường hợp trên thì Cate bảo rằng cô ấy vô cùng xin lỗi vì đã bất thình lình dập máy khi đang nói chuyện với mẹ mình và cho biết cô ấy muốn giải thích rõ ràng hơn về việc khiến cô ấy không vui. Sam thì nói rằng anh đã nhận ra cả hai đều cảm thấy rất tức giận cũng như bị tổn thương, vì vậy anh đề nghị không nên chỉ làm ngơ cho qua chuyện. Paul cũng chia sẻ là anh muốn người giám sát đó nhìn nhận rõ hơn về năng lực làm việc của mình.

Nói về những cảm nhận của bạn

Tận dụng những cảm xúc nhẹ nhàng như sự tổn thương, lo lắng, buồn bã, bồn chồn, quan tâm và tránh những xúc mạnh mẽ và tiêu cực như sự tức giận, khó chịu, chán ghét,… Thậm chí nếu bạn đang rất bực bội thì cũng nên điều chỉnh bản thân hướng tới những cảm xúc dịu nhẹ hơn đang nằm ẩn sâu trong bạn. Những cảm xúc ấy sẽ giúp người khác nghe bạn nói với một tâm lý ít chống đối hơn.

Giải thích tại sao bạn lại cảm thấy như vậy

Sử dụng cụm từ “Tôi cho rằng” để giải thích lý do tại sao bạn lại phản ứng như thế. Điều gì trong lời nói của mẹ đã làm tổn thương Cate? Lý do nào khiến Sam nhắc lại những chuyện trong quá khứ khi họ đang cãi nhau? Yếu tố nào mà Paul quan tâm nhất trong lời nhận xét của người giám sát về năng lực làm việc của chính mình? Hãy giúp người khác hiểu tường tận về động cơ của chúng ta.

Chia sẻ những gì mà bạn nghĩ là đối phương có thể đang hướng tới

Đó là một trong những yếu tố quan trọng nhất và mang lại nhiều lợi ích nhất của email. Hãy dành thời gian lồng ghép vào email của bạn những gì bạn nghĩ đối phương có thể đang nghĩ tới về những gì bạn đã nói. Cate nói với mẹ của mình rằng cô ấy không hề cố tỏ ra khó chịu hay không đồng tình; Sam thì nói là anh ấy chẳng hề muốn tính toán chi li với Traci; con Paul thì giải thích rằng anh ấy không có ý xem nhẹ những lời nhận xét từ phía người giám sát. Về cơ bản thì những gì bạn đang làm sẽ thể hiện rõ cách mà người khác nghĩ về nó, vì vậy với việc nói ra những điều ấy trước sẽ giúp bạn tránh được sự chống đối và phản kháng của họ.

Cam đoan rằng bạn sẽ giải quyết ổn thỏa vấn đề

Trong thực tế thì bạn đang muốn giải quyết hai vấn đề. Thứ nhất là về gốc rễ của cuộc cãi vã hay những thứ bạn quan tâm tới – Cate nói về kế hoạch cho những chuyến thăm; Sam đề nghị họ nên ngồi lại và lên danh sách những việc nhà cần phải làm để không ai cảm thấy bất công; Paul thì chia sẻ thẳng thắn những gì anh ấy cần từ người giám sát để có thể cải thiện năng suất làm việc.

Vấn đề còn lại là đề cập đến cách nói chuyện của mỗi người. Ở đây thì Cate nói rằng những cuộc nói chuyện điện thoại luôn trở thành một tràng kể lể về quá khứ; Sam cho biết anh ấy muốn hai người cùng quay lại để nhìn kỹ hơn vấn đề thay vì chỉ “chiến tranh lạnh” cả ngày trời; Paul thì nghĩ rằng mình nên có những buổi gặp mặt trực tiếp hàng tuần với người giám sát để ông ta hiểu rõ hơn về những gì anh ấy đang làm, những khó khăn không ngờ tới từ đó người giám sát có thể thẳng thắn nhận xét anh ấy.

Tiếp tục duy trì bằng cách gặp mặt trực tiếp hay gọi điện

Mục đích của việc viết email không phải là để tránh những cuộc gặp nói chuyện trực tiếp. Trong email của mình, Cate nói sẽ gọi điện cho mẹ vào cuối tuần khi bà ấy đã có thời gian suy nghĩ một cách thấu đáo những điều được chia sẻ trong email. Sam thì cho biết anh ấy rất mong được nói chuyện rõ hơn khi về nhà cũng như nghe những gì Traci đang nghĩ. Còn Paul thì nhắn rằng anh ấy sẽ ghé vào văn phòng của người giám sát để xem ông ấy đã nhận được email hay chưa và ông ấy có câu hỏi hay suy nghĩ gì về ý kiến của anh ấy không.

Mục đích cuối cùng của bạn là có một cuộc nói chuyện rõ ràng hơn, và hướng tới một cuộc thảo luận hoàn chỉnh và nghiêm túc hơn trong tương lai. Việc viết email mang lại một cơ hội tuyệt vời để bạn thực hiện điều đó.

Nguồn: https://www.psychologytoday.com/blog/fixing-families/201610/the-art-the-email-letter
Ảnh: Pexels
Dịch: Trinh